- Type d'offre :
- Emploi
- Cadre(s) d'emplois :
- REDACTEURS TERRITORIAUX
- Référence :
- 2024-11764
- Service :
- Délégation pilotage et ingénierie administrative et financière, Direction des assemblées, des affaires juridiques et des assurances, direction adjointe ressources et statut de l'élu, secrétariat des vice-présidents
- Date de fin de candidature :
- 30/05/2024
Date de publication : 30/04/2024
La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle est la seule à réunir autant de missions et de compétences différentes.
Elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, …
Forte de plus de 9 600 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d'habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...).
La Direction des Assemblées, des Affaires Juridiques et des Assurances (DAAJA) assure 4 missions principales. Elle accompagne les délégations pour sécuriser l'action de la Métropole et défendre ses intérêts sur le plan juridique. Elle anime le processus délibératif dans un souci de régulation et de sécurité juridique. Elle garantit aux élus les moyens nécessaires à l'exercice de leurs missions. Enfin, elle assure les principaux risques de la collectivité, gère les demandes indemnitaires, exerce les recours à la suite d'un sinistre et développe des actions de prévention.
Rattaché(e) au Secrétariat des Vice-Présidents, au sein d'une équipe d'assistant(e)s de direction, vous êtes chargé(e) du secrétariat de plusieurs Vice-Présidents ou Conseillers délégués.
Vos missions
Vous assistez les Vice-Présidents et Conseillers délégués dans leur organisation professionnelle :
- rédiger des mails, des courriers et des comptes rendus de réunion ou d'entretiens,
- saisir des discours, interventions et autres éléments inhérents aux relations publiques,
- mettre en forme des travaux de bureautique,
- traiter les demandes de représentation du Président,
- constituer des dossiers à partir de recherches documentaires et de regroupements d'éléments d'information détenus par les services et les organismes externes ; assurer le classement des dossiers,
- assurer la veille documentaire sur les thématiques en lien avec les délégations des Vice-Présidents et Conseillers délégués,
- faciliter la préparation des dossiers de déplacements des Vice-Présidents et Conseillers délégués.
Vous effectuez des tâches de secrétariat pour les Vice-Présidents et Conseillers délégués :
- traiter le courrier (tri et diffusion),
- accueillir le public et/ou les visiteurs, renseigner et orienter,
- mettre à jour l'agenda, prendre les rendez-vous et assurer l'accueil téléphonique,
- gérer le courrier interne et externe ainsi que le circuit de signature,
- assurer le suivi des parapheurs à la signature et le retour dans les services émetteurs,
- organiser et planifier des réunions puis assurer leur logistique (en présentiel ou visioconférence).
Vous prenez en charge des sujets transversaux au Secrétariat des Vice-Présidents et nécessaires à son bon fonctionnement.
Votre profil
Vous bénéficiez d'une formation et/ou de connaissances dans le domaine du secrétariat, et maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et informatiques classiques (Word, Excel, PowerPoint...).
Doté d'une excellente orthographe et d'aptitudes rédactionnelles, vous maîtrisez également les techniques de secrétariat de direction, de classement et d'archivage de dossiers.
Vos fonctions vous demanderont de faire preuve de discrétion et de confidentialité. Vous devrez savoir prioriser et vous organiser face à des interlocuteurs multiples. Proactif, vous savez alerter votre supérieur en cas de besoin, et prendre des initiatives si nécessaire.
Vous aimez le travail en équipe et appréciez être en relation avec de nombreux interlocuteurs, vous savez faire preuve d'adaptabilité et de diplomatie.
Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ou d'une Métropole serait un indéniable plus !
Pourquoi rejoindre la Métropole ?
- télétravail possible en accord avec le manager,
- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- prestations sociales : restaurant du personnel, aides à la mobilité et aux déplacements, accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales),
- accès à une offre de formation variée,
- conciergerie à proximité (Hôtel de Métropole),
- charte du droit à la déconnexion.
